FIBRAS OV, dando cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, ha establecido la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que se enuncia a continuación en relación con la recolección, uso, transferencia y manejo de datos personales de clientes, proveedores y demás personas con quien FIBRAS OV ha establecido o pueda establecer alguna relación comercial o laboral.

En esta política de tratamiento de datos personales se definen lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales FIBRAS OV realiza el tratamiento de los datos, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Siguiendo lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), FIBRAS OV aplicará una política de privacidad y protección de los datos personales caracterizada por obtener información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con FIBRAS OV, a menos que haya sido suministrada voluntariamente mediante consentimiento previo, expreso y calificado.

Definiciones
Para efectos de lo relacionado con la presente política, a continuación se presentan las siguientes definiciones, acordes con la ley 1582:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de FIBRAS OV como Responsable de los datos;

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por FIBRAS OV de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a FIBRAS OV en virtud de una relación contractual/obligacional;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, FIBRAS OV.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a FIBRAS OV;

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a FIBRAS OV en virtud de un contrato laboral.
Transferencia: Se refiere al envío por parte de FIBRAS OV como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
Transmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de términos que no se encuentran listados en la relación anterior, predomina la legislación vigente, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Tipo de Información sujeta a Tratamiento
FIBRAS OV reconoce que no cuenta con Empleados ni Pensionados a cargo, y que sus accionistas y miembros de Junta Directiva tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con FIBRAS OV.

En virtud de la relación que se establezca, FIBRAS OV puede recolectar, almacenar y usar datos personales únicamente para uso estadístico interno y sólo revelará o transferirá información particular a las autoridades de Colombia que así lo requieran. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:

De los Clientes
Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, teléfonos, dirección, correo electrónico, lugar de domicilio.

Nombre del contacto (si lo hubiere).

De los Proveedores.
Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, teléfonos, dirección, correo electrónico, lugar de domicilio.

Información bancaria que incluye: nombre o código del banco, nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria, tipo de cuenta.
FIBRAS OV obtiene la información a partir de datos suministrados para realizar las transacciones comerciales que mantiene con clientes y proveedores, y no pretende recolectar datos sensibles en ningún momento. No obstante, en caso de presentarse, sólo serán tratados con consentimiento previo, expreso e informado del Titular y no podrá obligar al Titular a autorizar su tratamiento.
Uso y finalidad del Tratamiento
Los datos personales podrán ser utilizados para:
Honrar los contratos suscritos entre FIBRAS OV y cualquier persona natural o jurídica.
Realizar el debido pago de obligaciones contractuales.
Suministrar información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
Documentar procesos de auditoria externa/interna.
Enviar o recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
Registrar la información de los clientes y proveedores en la base de datos de FIBRAS OV y para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a FIBRAS OV
Establecer / Mantener contacto con clientes o proveedores para el envío de información relacionada con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
Lograr seguridad y prevención de fraudes en las relaciones comerciales.
Estrechar las relaciones y el servicio al cliente.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el cliente o el proveedor y FIBRAS OV.
Los Datos Personales recolectados durante el ejercicio contractual, serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados. FIBRAS OV se abstendrá de vender, licenciar, transmitir o divulgar Datos Personales de sus clientes o Proveedores fuera de la Compañía salvo que (i) el cliente o el proveedor lo autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir la prestación de los servicios y productos que FIBRAS OV suministra, (iii) sea divulgada a entidades que presten servicios de marketing a nombre de FIBRAS OV, (iv) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (v) según sea requerido o permitido por la ley.
FIBRAS OV podrá subcontratar con terceros el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello llegare a suceder, FIBRAS OV advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger la información personal suministrada con medidas de seguridad apropiadas, prohibirá el uso de información personal para fines propios e impedirá que se divulgue información personal de clientes o proveedores a otros.
FIBRAS OV declara que se abstendrá de transferir o transmitir (según corresponda) datos personales a otras compañías en el extranjero.
FIBRAS OV se compromete a, que una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de FIBRAS OV ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

5. Derechos del Titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, FIBRAS OV reconoce los derechos que al titular le asisten en relación con sus datos personales:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FIBRAS OV como los Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FIBRAS OV como Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
c. Ser informado por FIBRAS OV, como Responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual FIBRAS OV garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

6. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como Titular
Si el Titular tiene inquietudes, quejas o reclamos relacionadas con esta Política, o cualquier solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, podrá comunicarse con FIBRAS OV a través del correo electrónico gerencia@fibrasov.com
Por este medio también podrá consultar a FIBRAS OV respecto de los datos personales que FIBRAS OV tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por FIBRAS OV en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por FIBRAS OV en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, FIBRAS OV lo informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Toda solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de datos personales de los Titulares deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de la petición, solicitud o reclamo, FIBRAS OV solicitará allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones / respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
Si una solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a FIBRAS OV atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, FIBRAS OV entenderá que ha desistido de su solicitud.

7. Modificación de esta política
Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

8. Control de modificaciones
Fecha Asuntos modificados
15 de junio de 2017 Inicio de vigencia